Обеспечение естественных способов работы.
Все вышесказанное означает, что система управления документами должна давать пользователям средства, которые адекватны тем способам работы, которые традиционно сложились в организации. Людям нужен надежный доступ к документам через интерфейс, коoорый соответствует выполняемой задаче. Например, те пользователи, которые утверждают документ, должны получить на экране кнопку "Утвердить". Те пользователи, которые просто согласовывают документ, но не утверждают, не должны иметь такой кнопки. Пользователи не хотят быть перегруженными возможностями, которые им не нужны при выполнении конкретной работы. Более того, приложения должны быть доступны авторам и лицам, которые согласовывают и утверждают документ, с любой точки - люди перемещаются, работают дома, бывают в командировках у заказчиков и т.д.
Взятые вместе все эти три элемента - распределенная среда управления информацией, средства совместного создания и согласования и поддержка естественных способов работы - означают подход к управлению документами, который можно назвать информационноориентированным и сетеоцентрическим. В настоящий момент времени такого рода решения отсутствуют.
Сегодня имеется несколько уровней в системах управления информацией. В основе многоуровневой пирамиды управления информацией (см. рисунок 1) находится широкий спектр систем, создающих инфраструктуру электронной почты и групповой работы, среди которых лидирующее место занимает Lotus Domino/Notes. На вершине пирамиды можно найти специализированные решения, которые управляют небольшим подмножеством крайне структурированных и формализованных документов.
В большинстве случаев это разрозненные системы с различным интерфейсом и различными средствами программирования и управления. Информационный обмен между этими системами и системами электронной почты/групповой работы выполняется через специальные шлюзы.
Рисунок 1: Сегодня средства управления информацией разделены на уровни. В основе многоуровневой пирамиды системы управления информацией находится распределенная инфраструктура электронной почты и групповой работы. На вершине находятся специализированные решения, которые предназначены для работы с узким множеством структурированных и формализованных документов.
Как перейти от этой многоуровневой модели к единой модели, показанной на рисунке 2, которая предлагает единый набор средств управления документами для широкого спектра их информационного наполнения? Имеется две альтернативы. Первая состоит в том, чтобы расширить технологический фундамент, на котором базируются специализированные системы. Это потребует включения a специализированные системы управления документами компонент электронной почты и группового программного обеспечения в дополнение к уже имеющимся широко распространенным клиентским приложениям типа текстовых редакторов, электронных таблиц и пакетов презентационной графики. Другой путь состоит в расширении тех решений, которые дают системы электронной почты и групповой работы таким образом, чтобы обеспечить более формализованный процесс работы с информацией и документами.
Рисунок 2: Требуются расширенные средства управления документами, которые бы предоставляли пользователям и администраторам общий набор средств для доступа, управления и работы с информацией, независимо от ее структуры и степени формализованности.
Подход, основанный на расширении специализированных систем, нежизнеспособен. Они жестко привязаны к специфическим задачам и требуют вмешательства специалистов по информационным технологиям для создания и настройки пользовательской среды работы с документами. Пользователь не может настроить рабочее пространство путем нажатия кнiпок или же задать наборы атрибутов документов выполнением аналогичных простых действий. Точно также эти системы не способны масштабироваться в среде распределенных сетей, которые расширяют границы использования aо десятков тысяч пользователей. Распределенная, масштабируемая архитектура должна быть неотъемлемой частью системы управления документами, включенной в систему с самого начала, а не искусственно достроеноой постфактум.
С другой стороны, вполне реально и даже необходимо дополнить распределенные сетевые средства электронных коммуникаций и групповой работы возможностями, обеспечивaющими более эффективноa управлениa информацией. Системы электронной почты с самого начала проектируются с прицелом масштабируемости решений. Интерфейсы таких систем уже знакомы пользователям. Доступность этих систем практически универсальна, если принять во внимание тесную взаимосвязь между корпоративными сетями intranet и Internet.
Ни один другой поставщик технологий электронной почты и групповой работы не способен предложить лучшие в своем классе средства распределенного управления информацией, чем предлагает Lotus. Сервер Domino, который обладает всеми средствами создания коммуникационной среды, обеспечения безопасности и репликации информации, является наиболее мощным решением в области электронной почты и групповой работы для сети. Как бы в дополнение и на основе этого распределенного сервиса, Lotus предлагает технологию Domino.Document Manager.
Domino.Document Manager использует инфраструктуру Domino для того, чтобы сделать средства управления документами и информацией доступными для любого клиента с браузером Web. Многоуровневая среда, в которой крайне структурированные и формализованные документы обрабатываются узкоспециализированными системами, отделенными от корпоративных систем электронной почты и групповой работы, уходит в прошлое. Различие между типами документов стираются. Напротив, пользователи могут использовать общие средства для доступа, управления и работы с информацией, независимо от ее структoрu и степени формализованности.
